Goede management informatie leidt tot meer inzicht wat uiteindelijk tot beter geïnformeerde beslissingen leidt. Onlangs hebben we samen met Studio Insight Out een managementrapportage van het UWV onder handen genomen. We hebben het proces gestroomlijnd, een slag gemaakt naar een meer meetbare inhoud en die inhoud zo veel mogelijk visueel gemaakt. Het eindresultaat kunnen we niet publiceren, maar we kunnen wel tips delen! Wat kan je zelf doen om een rapportage te verbeteren?

Tip 1: Maak het meetbaar

In onze dagelijks praktijk komen we wel eens rapportages tegen die volledige bestaan uit tekst. Sommige informatie is nu eenmaal lastig te kwantificeren. En kwantificeren betekent vaak een beperkte en platgeslagen weergave van de werkelijkheid. Het risico bestaat dat de nuance verdwijnt. Toch is er vaak meer mogelijk dan mensen aanvankelijk denken. Uiteindelijk moet een rapportage inzicht geven, dan is het soms beter om te beginnen met een platgeslagen meetbare samenvatting dan om deze informatie te verbergen in lappen genuanceerde tekst.

Tip 2: Maak het visueel

Voorspelbare lay-out

Zorg daarbij voor een voorspelbare lay-out, zeker bij langere rapportages. Door informatie goed te structuren en bepaalde informatie altijd op dezelfde plek te zetten, is het voor de lezer makkelijk om de weg te vinden. Zet de verantwoording bijvoorbeeld altijd rechtsonder en de meetbare aspecten altijd linksboven. Zo maak je het de lezer zo makkelijk mogelijk. Vergelijk het met je vaste supermarkt, je weet precies waar de groenteafdeling is en hoe je bij de kruiden komt. Als de supermarkt dit iedere week zou omgooien, zou dat enorm onhandig zijn.

Consistentie

Met een voorspelbare structuur zorg je dat de informatie makkelijk te vinden is, met een consistente lay-out voorkom je verwarring. Consistentie zit bijvoorbeeld in kleurgebruik. Zorg dat categorien altijd dezelfde kleur hebben door de rapportage heen. Wees verder sober in het kleurgebruik. Gebruik ook hetzelfde type grafiek voor soortgelijke informatie.

Titels

Ook titels zijn een visueel element, omdat deze extra opvallen. Door goed na te denken over titels of anders tekst die je eruit licht (wij voorzien rapportages bijvoorbeeld vaak van ‘quotes’ uit de tekst), kan de lezer al een tekstuele samenvatting krijgen door alleen de titels en uitgelichte tekst te lezen.

Tip 3: Ken je doelgroep

We kunnen het niet vaak genoeg benadrukken, maar het allerbelangrijkste bij iedere communicatievorm is dat je goed weet wie je doelgroep is en waarom je iets communiceert. Voor een rapportage is dat niet anders. Het lastige bij management informatie is vaak dat de mensen met de kennis van de inhoud niet altijd ook uitblinken in het communiceren daarvan op een meer strategisch of tactisch niveau. Veel rapportages die wij in handen krijgen zijn eigenlijk te operationeel en te uitgebreid. Andersom zien wij dat management vaak niet voldoende de tijd nemen om uit te leggen wat zij nodig hebben. Het kan helpen om iemand aan te stellen die deze brug kan slaan.